Asignación de impresoras a través de una política de grupo: ¿bendición o maldición?

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«Despliegue de impresoras mediante política de grupo: ¡no funciona!» , «Despliegue de impresoras mediante GPO: el tiempo de inicio de sesión es demasiado largo» o «Inicio de sesión extremadamente lento: impresoras de políticas de grupo»: estas son solo tres entradas que puede encontrar en plataformas como Fábrica de especias cuando se trata de la implementación de impresoras mediante políticas de grupo.

Pero, ¿qué es exactamente la asignación de impresoras mediante una política de grupo? ¿Para quién es adecuada y para quién no? ¿Cuáles son las limitaciones o desventajas de la asignación de impresoras mediante políticas de grupo y qué mejores alternativas existen para asignar impresoras?

En primer lugar: ¿Qué es una política de grupo?

De acuerdo con Objetivo tecnológico, la política de grupo es una infraestructura jerárquica que permite al administrador de red a cargo del Active Directory de Microsoft implementar configuraciones específicas para los usuarios y las computadoras.

Las políticas de grupo son nativas del mundo de Microsoft. Con la ayuda de las políticas de grupo, la configuración se distribuye en los equipos Windows del dominio. Esta información se escribe en el registro y establece las configuraciones para los usuarios o los equipos, ejecuta scripts y proporciona una distribución rudimentaria del software. Esto ocurre una vez al iniciar sesión y, de forma predeterminada, aproximadamente cada 90 minutos para sincronizar la información.

Todas las empresas que estén basadas exclusivamente en Microsoft o Active Directory pueden usar las políticas de grupo. Para aplicar las políticas de grupo, los usuarios y las computadoras deben estar en AD, por lo tanto, no funcionan con computadoras Mac y no se les pueden asignar políticas de grupo. A pesar de esto, las políticas de grupo son una herramienta muy poderosa que puede usarse para configurar casi cualquier cosa si son usuarios de Active Directory o máquinas de Active Directory.

¿Cuáles son las desventajas de asignar impresoras mediante una política de grupo?

Desventaja: no hay asignación de impresora para ordenadores Mac
En primer lugar, existe la limitación con las computadoras con Windows. La participación de las computadoras Mac en las empresas ha mantenido una tendencia al alza durante varios años. Según un análisis de Strategy Analytics, Apple pudo vender 8,1 millones de ordenadores portátiles en el tercer trimestre natural de 2022, un 25 por ciento más que el año anterior y en un mercado que se ha reducido un 15 por ciento. En este sentido, los administradores pueden tener dificultades, ya que no podrían tener en cuenta a un grupo de usuarios completo a la hora de asignar las impresoras.

Desventaja: tiempo de inicio de sesión significativamente más lento
Realizar mapeos de impresoras mediante GPO en el lado del cliente requiere mucho más que configurar una clave de registro. Hay que contactar con el servidor de impresión, filtrar las impresoras y, si es necesario, copiar los controladores a través de la red. Un requisito previo para ello es que el ordenador ya esté conectado a la red, lo que puede tardar un poco más, especialmente con Wifi. Con el tiempo que lleva copiar los datos e instalar un controlador de impresora, resulta evidente que este proceso no debería ejecutarse como un proceso sincrónico durante el inicio de sesión.

Desventaja: mantenimiento complejo
Una vez que el administrador ha conseguido asignar cada impresora de forma individual mediante un GPO, resulta difícil hacer un seguimiento de las políticas si desde el principio no se ha seguido un concepto de asignación o nombre rastreable y de grupo. Situaciones como saber qué impresora es la impresora predeterminada en cada grupo y, si se sustituye una impresora, hay que sustituirla en todos los grupos, pueden resultar agotadoras.

El enfoque de ThinPrint

ThinPrint adopta un enfoque diferente para mitigar los problemas asociados con los GPO, ya que con ThinPrint también se pueden agrupar las impresoras. Por ejemplo, se puede crear un grupo de impresores de marketing con todas las impresoras del departamento de marketing, así como un grupo de marketing con todos los usuarios del departamento de marketing. Una vez definidas las reglas para un grupo de impresoras, no es necesario mantenerlas. Se pueden intercambiar impresoras y eliminar o añadir usuarios, pero la regla en sí no cambia nada. También se puede mantener una visión general, lo que reducirá las iniciativas de mantenimiento.

Con entre 10 y 20 impresoras, la administración a través de GPO es factible, pero en entornos más grandes, los GPO son difíciles de manejar. Además, es necesario documentar las tareas en detalle para que otras personas puedan disponer de una visión general adecuada.

Las empresas más grandes con una flota de impresoras más grande o las empresas con una infraestructura heterogénea deben buscar una solución integral para la asignación de impresoras.

ThinPrint AutoConnect: la cómoda alternativa a la asignación de impresoras mediante GPO

A diferencia de la asignación de impresoras mediante una política de grupo, ThinPrint ofrece dos funciones que hacen que la política de grupo sea superflua: Conexión automática de ThinPrint y Autoservicio ThinPrint.

ThinPrint, con más de veinte años de experiencia, ha desarrollado una sofisticada solución de mapeo de impresoras llamada AutoConnect que admite todos los detalles y especificaciones.
AutoConnect forma parte de la solución de impresión ThinPrint Engine y, para muchos clientes de ThinPrint, es uno de los principales argumentos para tomar la decisión de compra. AutoConnect facilita el suministro de las impresoras de red y locales adecuadas con la configuración adecuada en función del cliente, el usuario, la ubicación o la conexión en entornos de impresión de gran tamaño. Una tabla de configuración especial denominada Dynamic Printer Matrix gestiona la asignación de impresoras por espacio de direcciones IP o asigna las impresoras mediante grupos de usuarios de AD.

AutoConnect garantiza que todos los empleados de todas las infraestructuras tengan acceso a las impresoras adecuadas con todas las opciones deseadas.

Otra solución que se utiliza para la asignación de impresoras es Autoservicio de impresoras. Como su nombre indica, los usuarios pueden mapear sus propias impresoras a partir de la lista proporcionada. El autoservicio de impresoras garantiza que los empleados puedan imprimir incluso cuando no estén trabajando en un entorno estándar. Por ejemplo, si se encuentran temporalmente en una sucursal, pueden usar Printer Self Service para conectar las impresoras allí. En AutoConnect, los administradores pueden definir si la función de autoservicio de impresoras está disponible.

Conclusión: La solución que una empresa debería utilizar idealmente para el mapeo de impresoras depende en gran medida tanto del tamaño como de la heterogeneidad del entorno. También depende de la cantidad de mano de obra disponible para la administración de las impresoras. Sin embargo, si una organización ofrece el trabajo híbrido, tiene que gestionar ordenadores Mac o estaciones de trabajo en la nube y tiene más de 20 impresoras, debe utilizar una solución de terceros como ThinPrint.