O táxi para o aeroporto está esperando do lado de fora, e é por isso que o check-out do hotel precisa ser rápido. Se a recepcionista precisar imprimir o recibo solicitado por uma eternidade, isso pode ser irritante, desnecessário e deixar uma má impressão final sobre o que pode ter sido uma estadia agradável. E mesmo ao chegar, você não quer ter que esperar muito na recepção devido a dificuldades técnicas. Infelizmente, esse cenário não é incomum, pois em muitos hotéis a infraestrutura de TI está desatualizada e a impressão geralmente faz parte do problema. O setor hoteleiro, em particular, tem certos requisitos específicos — a recepção é agitada, com formulários de check-in e check-out, faturas e outros documentos que precisam ser impressos sem demora. Os requisitos relevantes para configurações específicas de impressoras, incluindo diferentes bandejas de papel para diferentes formatos, pequenas impressoras adicionais para códigos Wi-Fi ou drivers adequados para cada PC, por exemplo, geralmente não são atendidos no local.

Serviços gerenciados para o setor de hospitalidade

Diante desses desafios, a FocusNet desenvolveu sua solução escalável de Private Hotel Cloud em 2016. O provedor de TI com sede em Berlim oferece serviços completos de TI para as áreas de administração de sistemas, servidor e armazenamento, comunicação de escritório, infraestrutura, planejamento, consultoria e vendas. Entre outros clientes, o setor de hospitalidade é um dos pontos focais da empresa. As referências da FocusNet incluem várias empresas hoteleiras internacionais com entre cinco e 120 locais. “Por meio da Private Hotel Cloud, fornecemos a eles um ambiente de TI gerenciado centralmente como um serviço gerenciado”, explica Lukasz Madeksza, diretor técnico da FocusNet. “Eles podem administrar todo o seu dia a dia de forma centralizada na nuvem”.

Receita planejável em vez de resposta a desastres

A vantagem para as empresas hoteleiras é que elas não precisam mais se preocupar em manter o software atualizado em cada local individual e, possivelmente, precisam de um especialista em TI para cuidar disso. Além disso, os custos são reduzidos porque o pagamento segue o modelo de pagamento por uso — um valor é pago por usuário com base na extensão em que os aplicativos individuais são usados. Uma solução em nuvem também é um modelo de negócios mais gratificante para o provedor de serviços, criando uma fonte de renda mais previsível, de baixa manutenção e recorrente do que batalhas espontâneas e constantes contra incidentes.

O desafio

Quando a FocusNet testou a solução para a primeira rede de hotéis em operação piloto em 2016, a impressão foi o maior desafio. A razão para isso é a integração de sistemas normalmente encontrada na indústria hoteleira — vários sistemas Sub-IT específicos para hotéis, desde abrir e fechar portas, ar condicionado, TV paga, etc., são todos coordenados por meio de um sistema central de gerenciamento de propriedades (PMS) ao qual os aplicativos são conectados por meio de interfaces. O PMS padrão no setor hoteleiro é o sistema Oracle Opera, que também é usado por todos os clientes da FocusNet. Ele consiste em duas partes: um componente de servidor geralmente hospedado diretamente na Oracle e o cliente no ponto central de TI da empresa hoteleira. No passado, a FocusNet tinha que fornecer suporte técnico para os clientes. Isso era particularmente demorado ao imprimir, pois os trabalhos de impressão no Opera são baseados em duas identificações: o nome exato do PC e o nome da impressora. Sempre que um usuário as renomeava ou instalava uma nova impressora, nada funcionava mais e a FocusNet precisava acompanhar a mudança no Opera com manutenção remota.

Impressoras exóticas em destinos exóticos — gerenciadas em Berlim

Quase todos os trabalhos de impressão no hotel são gerados via Opera. “Infelizmente, o sistema é muito complicado de gerenciar”, diz Lukasz Madeksza. Existem várias etiquetas de impressão — “Imprimir fatura”, “Imprimir relatório”, “Imprimir códigos Wi-Fi” etc. Em cada PC individual, você precisa definir essas etiquetas individualmente para as impressoras conectadas a ele. No local, isso ainda é possível, embora seja entediante. No entanto, com uma solução de nuvem centralizada, projetada para vários locais com várias impressoras e vários PCs, você precisaria ter todos os drivers de impressora imagináveis disponíveis no servidor, o que exigiria um esforço imenso.

A solução

O diretor administrativo da FocusNet, Ryszard Szklany, descreve o elegante Mecanismo ThinPrint solução para o desafio — “Somente o ThinPrint Client precisa ser instalado no servidor central, ao qual damos um determinado nome, por exemplo, 'Impressora padrão'. Isso é definido como o padrão para todas as etiquetas e locais de impressão e, portanto, pode ser configurado com apenas alguns cliques.” Então, em vez de ter que fornecer os drivers apropriados para algumas impressoras exóticas em cada PC individual em cada hotel, há apenas um driver de impressora virtual disponível no servidor de impressão central do Private Hotel Cloud — o ThinPrint Output Gateway.

Para os hotéis, isso significa que eles não precisam empregar sua própria equipe de TI no local para garantir que cada impressora seja controlada adequadamente. Acima de tudo, a solução central facilita o trabalho dos funcionários da linha de frente — se a equipe de atendimento do front office do Opera quiser imprimir um formulário de voz ou de check-in, o PMS envia o trabalho de impressão para o ThinPrint Engine. É aqui que ocorre o mapeamento automático da impressora. Ele garante que a impressora e a bandeja da impressora corretas sejam selecionadas para o cliente no local. Os recursos convenientes do ThinPrint, como compressão otimizada, SpeedCache, streaming e criptografia garantem que o desempenho do trabalho de impressão nunca falte, apesar da solução em nuvem estar hospedada na Alemanha e dos hotéis localizados em todo o mundo.

“Ficamos impressionados com o funcionamento suave e confiável da impressão centralizada com o ThinPrint”, diz Ryszard Szklany. Para ele, como fornecedor, o modelo de cobrança da ThinPrint também significa alta flexibilidade — “Não precisamos comprar 300 licenças no início e, em seguida, adquirir licenças adicionais permanentemente quando estações de trabalho adicionais são adicionadas ao hotel. Com o pagamento por uso, podemos calcular muito melhor os custos da solução de software. Quando os clientes usam mais o software, o que gera mais receita para nós, pagamos as licenças correspondentes à ThinPrint e vice-versa.” Tudo isso acontece internamente, sem que os hóspedes do hotel e a equipe de serviço no local percebam nada. Para eles, tudo o que veem é que os serviços de TI do hotel funcionam perfeitamente e que tanto os hóspedes quanto os funcionários podem esperar a próxima visita!