Le taxi pour l'aéroport attend à l'extérieur, c'est pourquoi les départs à l'hôtel doivent être rapides. Si la réceptionniste doit constamment imprimer le reçu demandé, cela peut être ennuyeux, inutile et laisser une mauvaise impression finale sur ce qui aurait pu être un séjour agréable. Et même à votre arrivée, vous ne voulez pas avoir à attendre longtemps à la réception en raison de difficultés techniques. Ce scénario n'est malheureusement pas rare, car dans de nombreux hôtels, l'infrastructure informatique est obsolète et l'impression fait souvent partie du problème. L'industrie hôtelière, en particulier, a certaines exigences spécifiques : la réception est trépidante, les formulaires d'enregistrement et de départ, les factures et autres documents doivent être imprimés sans délai. Les exigences pertinentes relatives aux paramètres spécifiques à l'imprimante, notamment les différents bacs à papier pour les différents formulaires, les petites imprimantes supplémentaires pour les codes Wi-Fi ou les pilotes adaptés à chaque PC, par exemple, ne sont souvent pas respectées sur place.

Services gérés pour le secteur de l'hôtellerie

C'est dans ce contexte que FocusNet a développé sa solution évolutive de cloud privé pour hôtels en 2016. Le fournisseur informatique basé à Berlin propose des services informatiques complets dans les domaines de l'administration des systèmes, des serveurs et du stockage, de la communication bureautique, de l'infrastructure, de la planification, du conseil et des ventes. Parmi les autres clients, l'industrie hôtelière est l'un des points focaux de l'entreprise. Les références de FocusNet incluent de nombreuses sociétés hôtelières internationales comptant entre 5 et 120 sites. « Grâce au Private Hotel Cloud, nous leur fournissons un environnement informatique géré de manière centralisée en tant que service géré », explique Lukasz Madeksza, directeur technique de FocusNet. « Ils peuvent gérer l'ensemble de leurs activités quotidiennes de manière centralisée dans le cloud ».

Des recettes planifiables au lieu d'intervenir en cas de catastrophe

L'avantage pour les entreprises hôtelières est qu'elles n'ont plus à se soucier de la mise à jour des logiciels sur chaque site et qu'elles ont éventuellement besoin d'un spécialiste informatique pour s'en occuper. En outre, les coûts sont réduits car le paiement suit le modèle de paiement à l'utilisation : un montant est payé par utilisateur en fonction de la mesure dans laquelle les applications individuelles sont utilisées. Une solution cloud constitue également un modèle commercial plus gratifiant pour le fournisseur de services, car elle crée une source de revenus plus prévisible, nécessitant peu de maintenance et récurrente que des batailles spontanées et récurrentes contre les incidents.

Le défi

Lorsque FocusNet a testé la solution pour la première chaîne hôtelière en opération pilote en 2016, l'impression était le plus grand défi. Cela s'explique par l'intégration des systèmes que l'on retrouve généralement dans l'industrie hôtelière : de nombreux systèmes informatiques secondaires spécifiques aux hôtels, tels que l'ouverture et la fermeture des portes, la climatisation, la télévision payante, etc., sont tous coordonnés via un système central de gestion immobilière (PMS) auquel les applications sont connectées via des interfaces. Le PMS standard dans le secteur hôtelier est le système Oracle Opera, qui est également utilisé par tous les clients de FocusNet. Il comprend deux parties : un composant serveur généralement hébergé directement chez Oracle et le client au point informatique central de l'entreprise hôtelière. Dans le passé, FocusNet devait fournir un support technique aux clients. Cela prenait beaucoup de temps lors de l'impression, car les tâches d'impression dans Opera sont basées sur deux identifications : le nom exact du PC et le nom de l'imprimante. Chaque fois qu'un utilisateur les renommait ou installait une nouvelle imprimante, rien ne fonctionnait plus et FocusNet devait suivre le changement dans Opera avec une maintenance à distance.

Imprimantes exotiques dans des destinations exotiques — gérées depuis Berlin

Presque tous les travaux d'impression de l'hôtel sont générés via Opera. « Malheureusement, le système est assez compliqué à gérer », explique Lukasz Madeksza. Il existe différentes étiquettes d'impression : « Imprimer la facture », « Imprimer le rapport », « Imprimer les codes Wi-Fi », etc. Sur chaque PC, vous devez définir ces étiquettes individuellement pour les imprimantes qui y sont connectées. Sur place, cela reste possible, bien que fastidieux. Cependant, avec une solution cloud centralisée, conçue pour plusieurs sites avec plusieurs imprimantes et plusieurs PC, vous devriez disposer de tous les pilotes d'imprimante imaginables sur le serveur, ce qui demanderait un effort immense.

La solution

Le directeur général de FocusNet, Ryszard Szklany, décrit l'élégant Moteur ThinPrint solution au défi : « Seul le client ThinPrint doit être installé sur le serveur central, auquel nous donnons un certain nom, par exemple « Imprimante standard ». Il s'agit de la valeur par défaut pour toutes les étiquettes et tous les emplacements d'impression et peut donc être configuré en quelques clics. » Ainsi, au lieu de devoir fournir les pilotes appropriés pour certaines imprimantes exotiques sur chaque PC individuel de chaque hôtel, un seul pilote d'imprimante virtuel est disponible sur le serveur d'impression central du Private Hotel Cloud : la passerelle de sortie ThinPrint.

Pour les hôtels, cela signifie qu'ils n'ont pas à employer leur propre personnel informatique sur place pour s'assurer que chaque imprimante est correctement contrôlée. Surtout, la solution centralisée facilite le travail des employés de première ligne : si le personnel de service du front office d'Opera souhaite imprimer un formulaire vocal ou un formulaire d'enregistrement, le PMS envoie la tâche d'impression au ThinPrint Engine. C'est là que le mappage automatique de l'imprimante s'effectue. Il garantit que l'imprimante et le bac d'imprimante appropriés sont sélectionnés pour le client sur site. Les fonctionnalités pratiques de ThinPrint, telles que compression optimisée, SpeedCache, le streaming et le cryptage garantissent que les performances des tâches d'impression ne manquent jamais, malgré le fait que la solution cloud soit hébergée en Allemagne et que les sites des hôtels soient situés dans le monde entier.

« Nous avons été étonnés de la fluidité et de la fiabilité de l'impression centralisée avec ThinPrint », déclare Ryszard Szklany. Pour lui, en tant que fournisseur, le modèle de facturation de ThinPrint est également synonyme d'une grande flexibilité : « Nous n'avons pas à acheter 300 licences au début, puis à acheter définitivement des licences supplémentaires lorsque des postes de travail supplémentaires sont ajoutés à l'hôtel. Grâce au paiement à l'utilisation, nous pouvons bien mieux calculer les coûts de la solution logicielle. Lorsque les clients utilisent davantage le logiciel, ce qui génère plus de revenus pour nous, nous payons les licences correspondantes à ThinPrint, et vice versa. » Tout cela se déroule en interne, sans que les clients de l'hôtel et le personnel de service sur place ne remarquent quoi que ce soit. Pour eux, tout ce qu'ils constatent, c'est que les services informatiques de l'hôtel fonctionnent parfaitement et que les clients et les employés peuvent se réjouir de leur prochaine visite !