El taxi que va al aeropuerto está esperando fuera, por lo que las salidas de los hoteles deben ser rápidas. Si la recepcionista necesita una eternidad para imprimir el recibo solicitado, esto puede resultar molesto e innecesario y dejar una mala impresión final sobre lo que puede haber sido una estancia agradable. E incluso al llegar, no querrá tener que esperar mucho en la recepción debido a dificultades técnicas. Lamentablemente, este escenario no es infrecuente, ya que en muchos hoteles la infraestructura de TI está desactualizada y la impresión suele ser parte del problema. La industria hotelera, en particular, tiene ciertos requisitos específicos: la oficina de recepción es ajetreada y los formularios de entrada y salida, las facturas y otros documentos tienen que imprimirse sin demora. Con frecuencia, las instalaciones no cumplen los requisitos pertinentes en cuanto a la configuración específica de cada impresora, como bandejas de papel diferentes para los distintos formularios, impresoras pequeñas adicionales para los códigos Wi-Fi o controladores adecuados para cada ordenador, por ejemplo.

Servicios gestionados para la industria hotelera

En el contexto de estos desafíos, FocusNet desarrolló su solución escalable de nube privada para hoteles en 2016. El proveedor de TI con sede en Berlín ofrece TI de servicio completo para las áreas de administración de sistemas, servidores y almacenamiento, comunicación en la oficina, infraestructura, planificación, consultoría y ventas. Entre otros clientes, la industria hotelera es uno de los puntos focales de la empresa. Las referencias de FocusNet incluyen numerosas compañías hoteleras internacionales con entre cinco y 120 ubicaciones. «A través de la nube hotelera privada, les proporcionamos un entorno de TI gestionado de forma centralizada como servicio gestionado», explica Lukasz Madeksza, director técnico de FocusNet. «Pueden gestionar todo su negocio diario de forma centralizada en la nube».

Ingresos planificables en lugar de respuesta a desastres

La ventaja para las empresas hoteleras es que ya no tienen que preocuparse por mantener el software actualizado en cada sitio individual y, posiblemente, necesitan un especialista en TI para que se encargue de ello. Además, los costos se reducen porque el pago sigue el modelo de pago por uso: se paga una cantidad por usuario en función del grado de uso de las aplicaciones individuales. Una solución en la nube también es un modelo de negocio más gratificante para el proveedor de servicios, ya que crea una fuente de ingresos más predecible, que requiere poco mantenimiento y es más recurrente que una lucha espontánea y constante contra los incidentes.

El desafío

Cuando FocusNet probó la solución para la primera cadena hotelera en operación piloto en 2016, la impresión fue el mayor desafío. Esto se debe a la integración de sistemas que suele darse en la industria hotelera: numerosos sistemas de subTI específicos para hoteles, que van desde la apertura y el cierre de puertas, el aire acondicionado, la televisión de pago, etc., se coordinan a través de un sistema central de gestión de propiedades (PMS) al que las aplicaciones se conectan mediante interfaces. El PMS estándar en el sector hotelero es el sistema Oracle Opera, que también utilizan todos los clientes de FocusNet. Consta de dos partes: un componente de servidor que normalmente se aloja directamente en Oracle y el cliente en el punto central de TI de la empresa hotelera. En el pasado, FocusNet tenía que proporcionar soporte técnico a los clientes. Esto consumía mucho tiempo a la hora de imprimir, ya que los trabajos de impresión en Opera se basan en dos identificaciones: el nombre exacto del PC y el nombre de la impresora. Cuando un usuario les cambiaba el nombre o instalaba una impresora nueva, ya no funcionaba nada y FocusNet tenía que realizar un mantenimiento remoto tras el cambio en Opera.

Impresoras exóticas en destinos exóticos: gestionadas desde Berlín

Casi todos los trabajos de impresión del hotel se generan a través de Opera. «Lamentablemente, la gestión del sistema es bastante complicada», afirma Lukasz Madeksza. Hay varias etiquetas de impresión: «Imprimir factura», «Imprimir informe», «Imprimir códigos Wi-Fi», etc. En cada PC, hay que definir estas etiquetas de forma individual para las impresoras conectadas a él. En el sitio, esto todavía es posible, aunque es tedioso. Sin embargo, con una solución en la nube centralizada, diseñada para varias ubicaciones con varias impresoras y varios PC, necesitaría tener todos los controladores de impresora imaginables disponibles en el servidor, lo que requeriría un esfuerzo inmenso.

La solución

El director gerente de FocusNet, Ryszard Szklany, describe la elegante Motor ThinPrint solución al desafío: «Solo es necesario instalar el ThinPrint Client en el servidor central, al que le damos un nombre determinado, por ejemplo, 'Impresora estándar'. Se define como la opción predeterminada para todas las etiquetas y ubicaciones de impresión y, por lo tanto, se puede configurar en unos pocos clics». Por lo tanto, en lugar de tener que proporcionar los controladores adecuados para algunas impresoras exóticas en cada PC individual de cada hotel, solo hay un controlador de impresora virtual disponible en el servidor de impresión central de Private Hotel Cloud: el ThinPrint Output Gateway.

Para los hoteles, esto significa que no tienen que emplear a su propio personal de TI in situ para garantizar que cada impresora esté debidamente controlada. Por encima de todo, la solución central facilita el trabajo de los empleados de primera línea: si el personal de servicio de la oficina principal de Opera quiere imprimir un formulario de facturación o de registro, el PMS envía el trabajo de impresión al motor ThinPrint. Aquí es donde se realiza el mapeo automático de las impresoras. Garantiza que se seleccionen in situ la impresora y la bandeja de impresión correctas para el cliente. Las prácticas funciones de ThinPrint, como compresión optimizada, SpeedCache, la transmisión y el cifrado garantizan que el rendimiento de los trabajos de impresión nunca disminuya, a pesar de que la solución en la nube esté alojada en Alemania y en los sitios de los hoteles de todo el mundo.

«Nos sorprendió lo fluida y fiable que funciona la impresión centralizada con ThinPrint», afirma Ryszard Szklany. Para él, como proveedor, el modelo de facturación de ThinPrint también implica una gran flexibilidad: «No tenemos que comprar 300 licencias al principio y luego comprar licencias adicionales de forma permanente cuando se agregan estaciones de trabajo adicionales en el hotel. Con el pago por uso, podemos calcular mucho mejor los costos de la solución de software. Cuando los clientes utilizan más el software, lo que nos genera más ingresos, pagamos las licencias correspondientes a ThinPrint y viceversa». Todo esto se lleva a cabo internamente, sin que los huéspedes del hotel y el personal de servicio del hotel se den cuenta de nada. Para ellos, lo único que ven es que los servicios de TI del hotel funcionan a la perfección y que tanto los huéspedes como los empleados pueden esperar con ansias su próxima visita.