El lugar de trabajo digital: ¿la impresión desempeñará un papel en el lugar de trabajo del futuro?

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Si piensa en el lugar de trabajo digital del futuro, las impresoras no desempeñan ningún papel. La opinión unánime es que las tabletas digitales sustituirán al papel impreso. Pero, ¿será realmente innecesaria la impresión? Analizamos las tendencias que afectarán a la impresión en el futuro. Tómese un momento para pensar en el lugar de trabajo digital del futuro. ¿Te vienen a la mente las impresoras? Probablemente no. La opinión casi unánime es que las tabletas digitales sustituirán al papel impreso. Pero, ¿será realmente innecesaria la impresión en el futuro?

La impresión es cara, molesta y puede fallar fácilmente. Estas son razones suficientes para que el lugar de trabajo del futuro parezca mejor sin ella. Por lo tanto, en lugar de intentar optimizar la impresión, ¿deberían los departamentos de TI apostar por la extinción de la impresión en un futuro próximo? Es una pregunta válida, sobre todo porque la impresión no se ha vuelto más fácil. Los nuevos dispositivos finales, el número cada vez mayor de empleados móviles y la virtualización de escritorios plantean muchos desafíos a los administradores de TI. Repasar algunos estudios de hace 20 años que profetizaban el fin de la impresión sería demasiado fácil. Evidentemente, no lo hemos conseguido, pero la imprenta se encuentra definitivamente en una fase convulsa. Hay una serie de tendencias que tendrán un impacto significativo en la impresión.

Digitalización

La necesidad urgente de imprimir algo está disminuyendo cada vez más. Si bien una tarjeta de embarque en PDF fue una vez una revolución para los viajes en avión, el código de barras en un teléfono inteligente ahora la hace obsoleta. ¿Y cuándo fue la última vez que tuvo en sus manos un extracto bancario en papel? Desde las nóminas hasta las pólizas de seguro, la tendencia es acelerar la transición a la nube, lo que reduce la demanda de impresión. Añádase al hecho de que los gobiernos también se esfuerzan por digitalizar. Como resultado, muchos procesos encuadernados en papel a los que estamos acostumbrados hoy en día desaparecerán sin duda.

Papel: la experiencia de usuario más infravalorada

Pero, ¿desaparecerá realmente la impresión? ¿O está cambiando la demanda de impresión? ¿O el departamento de TI toma decisiones sin conocer realmente a sus usuarios? Personalmente, creo que la impresión es la interfaz de usuario más subestimada. El ejemplo de la tarjeta de embarque demuestra que a la gente le sigue gustando imprimir su tarjeta de embarque digital, a pesar de que la gran mayoría de ellas tiene un smartphone. ¿Por qué? Tener algo en la mano, que puedas archivar o llevar contigo en «blanco y negro», te da una sensación de seguridad y propiedad.

Los documentos que ahora suelen estar en la nube, como las nóminas y las pólizas de seguro, se siguen imprimiendo con frecuencia en casa; lo que realmente se ahorra es el franqueo. Las empresas también deben tener en cuenta que los clientes consideran que la información impresa es más valiosa, lo que influye en sus decisiones de compra y en la sensibilidad a los precios.

No es que me encante el papel, tengo miedo constante de perder notas y me encanta mi libro electrónico, pero definitivamente soy una minoría. En los últimos años, las ventas de libros de tapa dura han aumentado más que las de libros electrónicos. Y los estudios muestran una y otra vez que la información impresa se absorbe y se entiende mucho mejor que los datos que se leen en una pantalla. Si nos fijamos en la cantidad de energía que se invierte en la experiencia del usuario al crear sitios web y aplicaciones, es sorprendente lo deficiente que puede ser el soporte de impresión. A menudo, los textos compilados con el mayor cuidado y la identidad corporativa con un estilo perfecto se convierten en un desastre cuando se imprimen en papel.

Lugar de trabajo digital = ¿Más impresión?

La exigencia de tener algo en las manos y de una mejor legibilidad es una de las razones por las que la digitalización a veces conduce no a menos impresiones, sino a más. Además, las normativas cada vez más estrictas en relación con el etiquetado de los productos significan que el crecimiento de las impresoras de etiquetas no tiene un final a la vista.

Cómo pueden las empresas prepararse para la impresión en el futuro

Una cosa está clara: la impresión cambiará. Mucho dependerá del usuario. Las empresas deben analizar dónde la información impresa puede darles una ventaja competitiva o beneficiar la experiencia de sus clientes. Las empresas deben tener en cuenta que:

• La impresión es compleja. Si los empleados imprimen con menos frecuencia, están fuera de su rutina y fallan con más frecuencia cuando intentan imprimir, lo que hace que el soporte sea más costoso.
• Los nuevos dispositivos finales no deben excluirse de la infraestructura de impresión existente.
• Deberían tenerse en cuenta los posibles requisitos de etiquetado futuros (y la infraestructura de impresión necesaria).
• Los sitios web deben crearse de manera que puedan imprimirse fácilmente y que coincidan con la identidad corporativa.
• La información impresa tiene una influencia positiva en la percepción de los clientes sobre los productos y servicios.
• Los materiales didácticos impresos se absorben más rápido cuando se forma a los empleados.
• Las soluciones de administración de impresión basadas en la nube reducen significativamente la carga de trabajo de administración de la impresión, simplifican la orientación del usuario e incluso eliminan los servidores de impresión.
• Las impresoras domésticas están desapareciendo. Los empleados querrán imprimir documentos privados en la oficina. Las soluciones en la nube también ayudan en este sentido.

Se recomienda contar con una estrategia para hacer frente a los cambios debidos en el comportamiento de impresión. No cabe duda de que el lugar de trabajo del futuro tendrá que abordar el tema de la impresión. Sin embargo, garantizar una impresión rápida y sencilla en entornos complejos e innovadores no va a ser más fácil, y los usuarios que imprimen con menos frecuencia acabarán necesitando más asistencia. Por lo tanto, siguen existiendo varios desafíos, incluso si los volúmenes de impresión comienzan a disminuir a pesar de décadas de lo contrario.

¿Necesita asesoramiento sobre sus procesos de impresión? A continuación, envíe un correo electrónico a info@thinprint.com. Nuestros expertos estarán encantados de asesorarle.